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iPhone und iPad im Einsatz

Das Apple iPad hat auch unsere Kanzlei erreicht. Entgegen landläufiger Meinung ist das iPad keineswegs nur Spielgerät, sondern stellt für den Anwalt ein brauchbares Arbeitsgerät dar.

Als Nutzer eines iPhones hatte ich mir das iPad vor dem Hintergrund bestellt, um damit Arbeiten zu können. Was das iPad für "Couchpotatoes" und im Home-Bereich leistet, wird an anderer Stelle hinlänglich beschrieben. Klar war von vornherein, dass das iPad einen herausragend guten Bildschirm haben würde, mobil ist - und sei es nur als Ersatz für einen Kalender à la Time/System oder Tempus - und eine ähnlich leichte Bedienbarkeit zeigen würde, wie das iPhone. Klar war aber auch im Vorhinein, dass Daten (um es einmal ganz grob zu umreißen) nicht "einfach so" auf das Gerät exportiert oder synchronisiert werden können, da Apple dies nicht ohne Weiteres zulässt.

Dies ist aber für eine sinnvolle Nutzung im Office-Bereich auch gar nicht notwendig, stellen doch diverse Anbieter Remote-Desktop- oder VNC-/VPN-Anwendungen für iPhone und iPad zur Verfügung, mit deren Hilfe auf vorhandene PC-, Mac- und Linux-Infrastruktur zugegriffen werden kann.

Ausgangssituation in unserer Kanzlei

Wir nutzen als Anwaltssoftware die Testsieger-Software Lawfirm von kanzleirechner.de als Mehrfach-Arbeitsplatz-Version. Als Diktiergerät kommt ein Olympus DS-4000 mit entsprechendem Anwaltsarbeitsplatz und Transkriptionsplätzen im Sekretariat zum Einsatz. Darüber hinaus nutzen wir diverse juristische Datenbanken, etwa Beck-online - also internetbasierend - und etwa Schmerzensgeldtabellen - also als auf PC installierte Versionen.

Beck-Online auf dem iPad

Zugriff auf den Kanzleiserver

Ein mögliches Szenario sieht wie folgt aus: alle wesentlichen Daten, auf die man mit Hilfe des iPad zugreifen möchte, sind auf dem Kanzleiserver installiert, etwa die Anwaltssoftware Lawfirm, MS-Office inklusive Outlook, Datenbanken (stationär) etc. In kleineren Kanzleien wird dies häufig ein ganz normaler Windows-Rechner sein, der als Daten-, Drucker- und ggf. Mailserver fungiert. Ein Zugriff auf diesen Rechner ist mit Hilfe etwa von Teamviewer Pro möglich, das für rund 80 Euro im Appstore erworben werden kann; eine kostenfreie Variante ist für private, nicht-kommerzielle Nutzung ebenfalls dort downloadbar. Nach einfacher Installation auf dem Server - wird auf der Webseite von Teamviewer erklärt - und Installation der o.g. Clientsoftware auf dem iPad (beides zusammen in etwa 10 Minuten erledigt) kann der Zugriff auf den Kanzleiserver hergestellt werden. Teamviewer stellt eine 256bit-verschlüsselte Verbindung her und dürfte - nach menschlichem Ermessen - sicher sein, jedenfalls nach den Grundsätzen, die heute state-of-the-art sind. Nun kann auf dem Server so gearbeitet werden, als säße man in der Kanzlei.

Teamviewer auf dem iPad - bereit zum Verbinden

Dank des Tastatur-Docks von Apple oder auch einer anderweitigen Bluetooth-Tastatur (z.B. die der neuen iMacs) lassen sich längere Eingaben komfortabel realisieren. Was ggf. fehlt, ist die Unterstützung einer Bluetooth-Maus. Das ist realisierbar, aber nur mit Hilfe von rechtlich fragwürdiger Trickserei, von der jeder Apple-Jünger wahrscheinlich schon gehört haben dürfte, die wir hier aber weder erwähnen noch weiter erläutern werden.

Mit Hilfe des Fingers lässt sich der Mauszeiger über den virtuellen Windows-Bildschirm bewegen, bei Bedarf wird die Tastatur am Touchscreen ein- und ausgeblendet usw.

Unsere Anwaltssoftware Lawfirm lässt sich damit recht gut bedienen; auch Umsatzstatistiken oder Posteingänge (gescannt) lassen sich gut darstellen, zumal der Windows-Bildschirm mittels Fingergesten gezoomt werden kann.

Lawfirm-Startbildschirm auf dem iPad (unten im Bild: die Bedienelemente von Teamviewer)

So sieht die grafische Einnahmen-Übersicht von Lawfirm auf dem iPad aus

Rechts im Bild: der Lawfirm Dokumenten-Viewer, mit dessen Hilfe Dokumente aus der elektronischen Akte aufgerufen werden

Das alles funktioniert nicht nur, wenn ein eine WLAN-Verbindung für das iPad vorhanden ist, sondern auch - bei Vorhandensein eines iPad 3G - via UMTS/HSDPA. Wir nutzen derzeit die Vodafone Microsim. Über dieenorme  Zugriffsgeschwindigkeit kann man nur überrascht sein. Ein Ruckeln habe ich bislang nicht feststellen können.

Eine Konstellation, die hier noch nicht realisiert wurde, ist das Anschließen nicht nur einer Tastatur via Bluetooth, sondern auch eines Monitors oder Bildschirms mittels des verfügbaren Apple-VGA-Adapters. Wer braucht da noch ein Note- oder Netbook?

Das Gesicht unserer Sekretärin hätte ich übrigens gerne gesehen, als ich in der Mittagspause - im heimischen Garten sitzend - ein von ihr geschriebenes Schriftstück redigierte und den Druckbefehl für den Sekretariatsdrucker gab

Der Fernzugriff mit Hilfe des iPad auf den Kanzleiserver ist - nach zwei Tagen des Ausprobierens - eine hervorragend funktionierende Möglichkeit, auch von außerhalb produktiv zu arbeiten. Und dabei denke man nicht nur an den gelegentlichen Zugriff vom Garten oder Sofa aus, nein, auch ein anderes Szenario ist vorstellbar.

Wir haben in unserer Anwaltssoftware Lawfirm sämtliche Posteingänge zu den Akten (oder Adressen) gescannt archiviert. Auch alle Postausgänge, eMails und selbst die elektronischen Diktate sind so archiviert.

Es ist durchaus vorstellbar, einen Gerichtstermin wahrzunehmen, ohne die (physische) Akte mitzunehmen, sondern ausschließlich "bewaffnet" mit dem iPad: schließlich lassen sich so sämtliche Schriftstücke in Sekundenschnelle auf dem Screen des iPad darstellen. Und im Gegensatz zur Papierakte, die manches Mal vor Klebezettelchen und Markern nur so strotzt, lässt jedenfalls unsere Kanzleisoftware Lawfirm die Vergabe von Stichworten zum Schriftstück zu, so dass problemlos auch im Online-Zugriff danach gesucht werden kann. Nichts ist doch peinlicher, als im Gerichtstermin vom Vorsitzenden auf ein bestimmtes Dokument angesprochen zu werden und zu denken, ja, das kennst Du, aber wo in den 500 Seiten Papier mag es denn wohl stecken. Mit der beschriebenen Suche in Lawfirm via iPad bleibt dem Anwalt das Erröten künftig erspart - eine funktionierende Datenverbindung vorausgesetzt.

iPad im Mandantengespräch

Aber auch im Mandantengespräch wird das iPad wohl bei uns Einzug halten. Während bislang die Gesprächsnotizen "klassisch" in Papierform erstellt wurden, um dann von der Sekretärin eingescannt zu werden (wegen der o.g. "Elektronischen Akte"), kann nun - je nach Geschmack - mit oder ohne Tastatur in den Notepad, Pages oder andere Notiz-Apps geschrieben werden oder aber Notizen und Zeichnungen mit Apps wie PenUltimate o.ä. erstellt werden; diese "Mitschriften" werden sodann via WLAN oder per Mail an das Sekretariat versandt, das diese Dateien in die elektronische Mandantenakte unter Lawfirm einbindet.

Im Mandantengespräch - natürlich auch ansonsten -  stehen weitere Anwendungen entweder über Fernzugriff (s.o.) zur Verfügung, wie Schmerzensgeldtabelle auf dem Server, Beck-online via Internet oder - ich bin auch Medizinrechtler - die Pschyrembel-App auf dem iPad (derzeit nur in geringerer iPhone-Auflösung auf dem iPad erhältlich.

Dem Mandanten können weiterhin mit Hilfe diverser im Appstore erhältlicher, kleinpreisiger Apps die Kosten und das Kostenrisiko berechnet werden etc.

Von den Möglichkeiten bei Gesprächen im Unternehmen des Mandanten oder bei ihm zu Hause kann sich jeder selbst eine Vorstellung machen.

Diktate via iPhone

Wir diktieren elektronisch. Bislang mit der oben bereits beschriebenen Olympus-Ausstattung.
Das Ganze geht auch anders, nämlich mit Hilfe des iPhone und ein paar anderen Hilfsmitteln:

Die von uns für sehr gut befundene Diktiersoftware (im Appstore sind zig Applikationen verfügbar) ist Dictamus von Jotomi, die als Vollversion derzeit 7,99 Euro kostet. Neben den üblichen Diktierfunktionen (auch "Einfügen"), ist die Möglichkeit vorhanden, einen Namen (etwa Aktennamen) zu vergeben. Eine tolle Software mit sehr guter Aufnahmequalität.

Dictamus auf dem iPhone

Unschlagbar wird die Software aber durch die diversen Möglichkeiten, wie man die aufgenommenen Diktate seiner Sekretärin zuteil werden lässt. Neben der Möglichkeit, das Diktat - (un-)komprimierte wav-Datei - per Mail an die Sekretärin zu senden, die eher "klassisch" sein dürfte, hat uns die Möglichkeit überzeugt, Dropbox zu benutzen, einen virtuellen Datenspeicher im Internet (natürlich wiederum hochverschlüsselt) ⇒ www.dropbox.com.

Dropbox auf dem iPhone und dem iPad

Dropbox funktioniert - in aller Kürze - wie folgt: Dateien werden "in der Wolke" gespeichert und mit einem oder mehreren Rechnern (PC/Mac) synchronisiert. Zu diesem Zweck muss Dropbox auf dem jeweiligen Rechner installiert werden, was keine 10 Minuten dauert. An frei definierbarer Stelle auf dem PC oder Mac wird ein Dropbox-Ordner angelegt, der ein exaktes Abbild der Dateien "in der Wolke" darstellt. Ändert man eine Datei z.B. auf seinem PC, dann wird diese Datei "in der Wolke" und sofort auch auf dem Mac bzw. sonstigen Rechnern geändert.
Weitere Einzelheiten zu der Software auf deren Internetseite.

Dropbox kann auch auf dem iPhone und iPad installiert werden (kostenfrei).

Zurück zu Dictamus. Ein aufgenommenes Diktat wird nun auf Knopfdruck an einen vordefinierten Ordner (bei uns "Diktate für Kanzlei") in die Dropbox versandt. Es steht binnen weniger Augenblicke an allen Dropbox-Rechnern des jeweiligen Users zur Verfügung.

Der Ordner "Diktate für Kanzlei" in unserer Dropbox

Nun könnte man seinem Sekretariat Zugriff auf den eigenen Dropbox-Account geben, damit auch am Sekretariatsrechner Zugriff auf den Diktate-Ordner der Dropbox bestünde. Da die Sekretärin möglicherweise aber nicht auf alle Dropbox-Inhalte des Anwalts zugreifen können soll, wird kurzerhand für das Sekretariat ein weiterer, neuer Dropbox-Account angelegt (derzeit 2 GB kostenlos).
Nun können sich Anwalt und Sekretariat einen Ordner (hier "Diktate für Kanzlei") teilen ("Shared Folder"), was auf der Weboberfläche von Dropbox eingestellt werden kann.

Damit steht das Diktat unmittelbar nach Versand im Sekretariat zur Verfügung. Nun nutzt dies in aller Regel recht wenig, jedenfalls dann nicht, wenn man - wie wir - eine Anwaltssoftware wie Lawfirm benutzt, in der Diktatdateien archiviert werden. Hier macht man sich die Funktion von Lawfirm zueigen, mit deren Hilfe ganze Ordner in Lawfirm importiert werden. Was man nicht tun sollte: Importieren des shared Folders "Diktate für Kanzlei", denn dort finden sich gelegentlich Dateien, die nicht im wav-Format sind. Diese aber gehören nicht in Lawfirm. Also greift man zu dem kleinen Trick, mithilfe eines Programms wie Goodsync oder Secondcopy aus dem Dropbox-Diktatordner automatisiert (bei uns alle 5 Minuten) die WAV-Dateien in den Ordner zu verschieben, aus dem auch standardmäßig die Diktatdateien importiert werden. Et voilà: vollautomatisch steht das am iPhone (iPad funktioniert auch!) verfasste Diktat der Sekretärin in Lawfirm zum Bearbeiten und Schreiben zur Verfügung.

Sonstige für den Anwalt nützliche Apps für's iPad

Von uns noch nicht in Gänze ausprobiert, aber mit einem Potenzial für den anwaltlichen Alltag, sind folgende Apps zu nennen, die wir in den folgenden Tagen noch testen und hier vorstellen werden:

HD2 Office

iAnnotate

Goodreader

Rechtsanwalt Jürgen Sauerborn, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Fachanwalt für Medizinrecht, Wesseling (bei Köln)